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Prozessbeschreibung Kommunikation
Definition und Ziel
Dieser Prozess regelt die systematische Informationsweitergabe innerhalb der AquaTools AG sowie den Informationsaustausch mit externen interessierten Parteien (Kunden, Lieferanten, Behörden).
Ziele des Prozesses:
- Sicherstellung eines standortübergreifenden Informationsflusses (Wolfenbüttel ↔ Erfurt).
- Vermeidung von Informationsverlusten an den Schnittstellen zwischen Entwicklung und Produktion.
- Gewährleistung einer einheitlichen Außendarstellung (Corporate Identity).
- Einhaltung gesetzlicher Informationspflichten (z.B. Meldungen nach ElektroG).
Prozessverantwortung
Die Gesamtverantwortung für die strategische Kommunikation liegt beim Vorstand.
Operative Verantwortlichkeiten:
- Standortleiter: Verantwortlich für die Kaskadierung von Informationen in die jeweiligen Teams (Shopfloor-Management).
- Qualitätsmanagementbeauftragter (QMB): Verantwortlich für die Kommunikation qualitätsrelevanter Änderungen und Audit-Ergebnisse.
- Marketing/Vertrieb: Verantwortlich für die externe Kommunikation mit Kunden und der Öffentlichkeit.
- IT-Abteilung: Verantwortlich für die Bereitstellung und Wartung der Kommunikationsinfrastruktur (Wiki, E-Mail, ERP).
Prozessablauf
Interne Kommunikation (Regeltermine)
Die interne Kommunikation erfolgt über definierte Kanäle, um Transparenz zu schaffen:
| Medium | Teilnehmer | Frequenz | Ziel / Inhalt |
|---|---|---|---|
| Morgenrunde (Shopfloor) | Produktionsteam WF | Täglich | Operative Planung, Störungen, Sicherheit |
| Sync-Meeting Erfurt/WF | Entwicklung & Fertigungsleitung | Wöchentlich | Status Elektronik-Integration, Prototypenbau |
| QMS-Update (Wiki) | Alle Mitarbeiter | Anlassbezogen | Neue Arbeitsanweisungen, Notfallpläne |
| Betriebsversammlung | Gesamte Belegschaft | Halbjährlich | Strategische Ausrichtung, Kennzahlen |
Externe Kommunikation
- Kundenanfragen: Werden zentral über das ERP-System erfasst und an den zuständigen Standort (Serie/Wolfenbüttel oder Spezialanfertigung/Erfurt) geroutet.
- Krisenkommunikation: Bei sicherheitskritischen Fehlern (z.B. Defekt an Elektronikkomponenten) greift der Notfallplan „Kommunikation & Rückruf“. Nur die Geschäftsführung ist in diesem Fall presserechtlich sprechberechtigt.
Dokumentation und Archivierung
Protokolle von strategischen Meetings sind im Wiki unter Protokollarchiv abzulegen. Die Kommunikation mit Kunden (Reklamationen, Angebote) wird revisionssicher im CRM/ERP archiviert.